W coraz bardziej konkurencyjnym środowisku biznesowym optymalizacja zasobów ludzkich staje się kluczem do poprawy efektywności operacyjnej i obniżenia kosztów. Oprogramowanie do planowania zasobów ludzkich pomaga firmom prognozować potrzeby kadrowe, właściwie przydzielać zadania i zapewniać, że zasoby są zawsze gotowe do realizacji kluczowych zadań. Poniżej przedstawiono 5 najlepszych platform, które warto rozważyć, aby zoptymalizować zarządzanie personelem i poprawić wyniki pracy w organizacji.
Keka
Keka to kompleksowa platforma HR i płac dla nowoczesnych firm, pomagająca zautomatyzować procesy kadrowe, takie jak zarządzanie pracownikami, rejestracja obecności, naliczanie płac, ocena wyników i doświadczenie pracownika. Keka ma na celu zastąpienie ręcznych procesów kadrowych scentralizowanym, intuicyjnym i łatwym w użyciu systemem.
Kluczowe funkcje:
- Zarządzanie HR (HRMS): profile pracowników, onboarding, zarządzanie urlopami, rejestrowanie obecności i grafików
- Zautomatyzowane płace: dokładne obliczanie wynagrodzeń, zgodność z przepisami, łatwe obsługiwanie podatków i potrąceń
- Zarządzanie wynikami: OKR-y, okresowe oceny, ciągła informacja zwrotna między pracownikami a menedżerami
- Doświadczenie pracownika: portal samoobsługowy dla pracowników, śledzenie wynagrodzeń, urlopy, wewnętrzne powiadomienia
- Analityka i raportowanie: intuicyjny pulpit, raporty kadrowe i płacowe w czasie rzeczywistym
- Elastyczne integracje: łączenie z innymi narzędziami, takimi jak systemy księgowe, ATS, oprogramowanie do śledzenia czasu
Zalety:
- Nowoczesny, przyjazny interfejs
- Wszystko w jednym – HR, płace i zarządzanie wynikami na jednej platformie
- Wysoki poziom automatyzacji
- Skoncentrowanie na doświadczeniu pracownika
Wady:
- Ograniczone głębokie możliwości dostosowania dla firm z bardzo specyficznymi procesami HR
- Koszty mogą być wysokie dla bardzo małych firm lub startupów
- Silniejsza pozycja na rynku Indii i regionu APAC
Najlepsze dla:
- Małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) chcących zdigitalizować HR i procesy płacowe
- Szybo rosnących firm potrzebujących stabilnego i skalowalnego systemu HR
- Zespołów HR chcących ograniczyć pracę manualną i skupić się na strategii i ludziach
- Firm kładących nacisk na doświadczenie pracownika i przejrzyste zarządzanie wynikami
Rippling
Rippling to kompleksowa platforma do zarządzania zasobami ludzkimi, która łączy HR, płace, IT i zarządzanie urządzeniami w jednym systemie. Rippling pomaga firmom zarządzać całym cyklem życia pracownika — od wdrożenia, przez płace i przydzielanie dostępu do oprogramowania, po zarządzanie urządzeniami — w sposób zautomatyzowany i zsynchronizowany.
Kluczowe funkcje:
- Zarządzanie HR i pracownikami: profile pracowników, onboarding/offboarding, zarządzanie urlopami i świadczeniami
- Płace i zgodność: zautomatyzowane naliczanie płac, zgodność z podatkami i prawem pracy w wielu krajach
- IT i zarządzanie aplikacjami: automatyczne przydzielanie i zarządzanie dostępami do oprogramowania (Google Workspace, Slack, Zoom…), zarządzanie laptopami i urządzeniami
- Globalna kadra: obsługa płac i zarządzania personelem dla zespołów międzynarodowych
- Automatyzacja procesów: tworzenie zautomatyzowanych workflowów opartych na akcjach pracowników (np. nowy pracownik → utwórz e-mail, przyznaj dostęp, wyślij urządzenie)
- Raportowanie i analityka: raporty w czasie rzeczywistym dotyczące personelu, kosztów i zgodności
Zalety:
- Potężne rozwiązanie „wszystko w jednym” – HR, płace i IT na jednej platformie
- Wysoki poziom automatyzacji
- Zsynchronizowane zarządzanie HR i IT
- Dobra skalowalność dla szybko rosnących firm
Wady:
- Relatywnie wysokie koszty, nieoptymalne dla bardzo małych firm
- Duża liczba funkcji → wymaga czasu na poznanie systemu
- Nie wszystkie funkcje są potrzebne, jeśli firma potrzebuje tylko podstawowego HR lub płac
Najlepsze dla:
- Średnich i dużych firm lub startupów szybko skalujących się
- Firm z zespołami zdalnymi/międzynarodowymi
- Organizacji chcących zarządzać HR i IT na jednej platformie
- Zespołów HR i IT potrzebujących silnej automatyzacji i redukcji pracy manualnej
HiBob
HiBob (Bob) to nowoczesna platforma HRMS zaprojektowana dla szybko rosnących firm, szczególnie spółek technologicznych i organizacji międzynarodowych. Bob koncentruje się na zarządzaniu personelem, wynikach i doświadczeniu pracownika, pomagając HR nie tylko zarządzać danymi, ale także zwiększać zaangażowanie i kształtować kulturę firmy.
Kluczowe funkcje:
- Podstawowe zarządzanie HR: zarządzanie profilami pracowników, onboarding/offboarding, urlopy, podstawowe rejestrowanie obecności
- Wyniki i zaangażowanie: oceny wyników, ankiety zaangażowania, ciągła informacja zwrotna
- Analityka kadrowa i raporty: intuicyjny pulpit dotyczący zatrudnienia, rotacji, DEI, wyników zespołów
- Workflowy i automatyzacja: automatyzacja powtarzalnych procesów HR
- Wsparcie globalne: obsługa pracowników w wielu krajach, stref czasowych i różnych polityk
- Integracje: łączenie z narzędziami płacowymi, ATS, LMS, Slack, Teams, Google Workspace…
Zalety:
- Nowoczesny interfejs, doskonałe doświadczenie użytkownika
- Silne wsparcie dla zaangażowania pracowników i kultury organizacyjnej
- Intuicyjna analityka kadrowa
- Dobra skalowalność dla rosnących firm
Wady:
- Brak natywnego modułu płac – wymaga integracji z zewnętrznym dostawcą
- Relatywnie wysokie koszty w porównaniu do podstawowego oprogramowania HR
- Mniej odpowiednie dla bardzo małych firm lub prostych potrzeb HR
Najlepsze dla:
- Średnich i dużych firm, szczególnie z branży technologicznej
- Organizacji międzynarodowych z modelami hybrydowymi lub zdalnymi
- Zespołów HR skupionych na doświadczeniu pracownika i kulturze firmy
- Szybko rosnących firm potrzebujących elastycznego, nowoczesnego systemu HR
Pigment
Pigment to nowoczesna platforma do planowania biznesowego i zarządzania wydajnością (EPM), która pomaga firmom planować finanse, prognozować potrzeby kadrowe, śledzić wyniki i podejmować decyzje oparte na danych w czasie rzeczywistym. Pigment ma zastąpić złożone arkusze kalkulacyjne scentralizowanym, intuicyjnym i współpracującym systemem.
Kluczowe funkcje:
- Planowanie zasobów ludzkich: planowanie personelu, zatrudnienia, koszty wynagrodzeń i scenariusze wzrostu
- Planowanie finansowe i prognozowanie: budżety, prognozy przychodów/kosztów/przepływów pieniężnych w wielu scenariuszach
- Współpraca w czasie rzeczywistym: wielu użytkowników pracujących na jednym modelu danych z natychmiastowymi aktualizacjami
- Modelowanie scenariuszy: porównywanie scenariuszy „co jeśli” w celu wspierania decyzji strategicznych
- Pulpit i wizualizacje: wykresy, intuicyjne raporty, łatwe do udostępnienia kierownictwu
- Integracje danych: łączenie z HR, ERP, CRM, systemami księgowymi w celu automatycznej synchronizacji danych
Zalety:
- Silne możliwości planowania i prognozowania
- Skuteczne zastąpienie Excela
- Nowoczesny, intuicyjny interfejs
- Elastyczny wobec różnych scenariuszy biznesowych
Wady:
- Wysokie koszty w porównaniu do podstawowych narzędzi planistycznych
- Wymaga czasu na wdrożenie i oswojenie się, zwłaszcza dla zespołów nowych w EPM
- Nieodpowiedni dla bardzo małych firm lub prostych potrzeb planistycznych
Najlepsze dla:
- Średnich i dużych firm potrzebujących uporządkowanego planowania finansowego i kadrowego
- Firm szybko skalujących się, potrzebujących prognozowania i modelowania scenariuszy
- Zespołów finansowych, FP&A i strategii HR intensywnie pracujących z danymi
- Organizacji chcących zastąpić Excel nowoczesną platformą planistyczną
Agentnoon
Agentnoon to platforma do analizy sprzedaży i generowania leadów, która pomaga firmom identyfikować i docierać do potencjalnych klientów wykazujących zamiar zakupowy na podstawie danych behawioralnych, sygnałów rynkowych i informacji o firmach. Narzędzie to koncentruje się na tym, aby zespoły sprzedażowe pracowały mądrzej, zamiast ręcznie rozbudowywać listy zimnych leadów.
Kluczowe funkcje:
- Odkrywanie leadów: wyszukiwanie i identyfikowanie odpowiednich potencjalnych klientów według branży, wielkości, lokalizacji i potrzeb
- Sygnały zamiaru: wykrywanie sygnałów zainteresowania/zamiaru zakupu na podstawie zachowań online i danych rynkowych
- Informacje o firmach i kontaktach: dostarczanie danych o firmach, rolach i kontaktach dla szybszego kontaktu
- Wsparcie procesów sprzedażowych: pomaga zespołom sprzedaży priorytetyzować leady i skracać cykle sprzedażowe
- Prospecting oparty na danych: zmniejsza zależność od zgadywania, koncentrując się na rzeczywistych danych
Zalety:
- Koncentruje się na leadach wysokiej jakości, a nie tylko na ilości
- Pomaga oszczędzać czas zespołom sprzedaży na wyszukiwaniu i kwalifikowaniu leadów
- Odpowiednie dla nowoczesnych strategii outbound opartych na danych dotyczących zamiaru zakupu
- Łatwe do zintegrowania z istniejącymi procesami sprzedażowymi
Wady:
- Nie jest pełnym CRM
- Skuteczność zależy od danych rynkowych i regionalnych
- Wymaga podejścia sprzedażowego opartego na danych, aby zmaksymalizować wartość
Najlepsze dla:
- Zespołów sprzedaży i rozwoju biznesu zajmujących się outboundem B2B
- Startupów i firm SaaS potrzebujących zwiększyć efektywność lejka sprzedażowego
- Firm chcących priorytetyzować leady z wyraźnym zamiarami zakupowymi
- Liderów sprzedaży dążących do poprawy współczynnika konwersji i ROI działań prospectingowych
Podsumowanie
Ogólnie rzecz biorąc, każda z platform na liście — Agentnoon, HiBob, Pigment, Rippling i Keka — oferuje inne podejście do optymalizacji planowania zasobów ludzkich: od wykorzystania danych i prognoz strategicznych, przez zarządzanie wynikami i doświadczeniem pracownika, po automatyzację HR, płac i operacje zespołowe. Wybór odpowiedniego narzędzia nie zależy wyłącznie od tego, która platforma jest „najlepsza”, ale od tego, jak dobrze pasuje do skali działalności, modelu operacyjnego i celów wzrostu firmy. Prawidłowo wdrożone rozwiązania nie tylko pomagają skuteczniej zarządzać personelem, lecz także tworzą solidne podstawy dla długoterminowego, zrównoważonego rozwoju.
Keka
Keka is a comprehensive HR and Payroll platform for modern businesses, helping to automate personnel processes such as employee management, attendance tracking, payroll calculation, performance evaluation, and employee experience. Keka aims to replace manual HR processes with a centralized, intuitive, and easy-to-use system.
Key features:
- HR Management (HRMS): Employee profiles, onboarding, leave management, attendance and shift tracking
- Automated Payroll: Accurate salary calculation, compliance with regulations, easy tax and deduction handling
- Performance Management: OKRs, periodic evaluations, continuous feedback between employees and managers
- Employee Experience: Self-service portal for employees, salary tracking, leave, internal notifications
- Analytics and Reporting: Intuitive dashboard, real-time HR and payroll reports
- Flexible Integrations: Connects with other tools like accounting systems, ATS, time-tracking software
Pros:
- Modern, user-friendly interface
- All-in-one – HR, Payroll, and Performance on a single platform
- High automation
- Focus on employee experience
Cons:
- Limited deep customization for businesses with highly specific HR processes
- Costs may be high for very small businesses or new startups
- Stronger in the India and APAC markets
Best for:
- Medium and small enterprises (SMEs) wanting to digitize HR, payroll processes
- Fast-growing companies needing a stable and scalable HR system
- HR teams wanting to reduce manual work, focus on strategy and people
- Businesses emphasizing employee experience and transparent performance management
Rippling
Rippling is a comprehensive Workforce Management platform that combines HR, Payroll, IT, and device management in one system. Rippling helps businesses manage the entire employee lifecycle—from onboarding, payroll, software access provisioning, to work device management—in an automated and synchronized way.
Key features:
- HR and Employee Management: Employee profiles, onboarding/offboarding, leave and benefits management.
- Payroll and Compliance: Automated payroll, compliance with taxes and labor laws in multiple countries.
- IT and App Management: Automatic provisioning/management of software access (Google Workspace, Slack, Zoom…), laptop and device management.
- Global Workforce: Supports payroll and personnel management for global teams.
- Workflow Automation: Create automated workflows based on employee actions (e.g., new employee → create email, grant access, send device).
- Reporting and Analytics: Real-time reports on personnel, costs, and compliance.
Pros:
- Powerful all-in-one – HR, Payroll, and IT on a single platform
- High automation
- Synchronized HR, IT management
- Good scalability for fast-growing businesses
Cons:
- Relatively high cost, not optimal for very small businesses
- Many features → requires time to get familiar
- Not all features necessary if the business only needs basic HR or payroll
Best for:
- Medium and large businesses or startups scaling quickly
- Companies with remote/international teams
- Businesses wanting to manage both HR and IT on a single platform
- HR and IT teams needing strong automation, reducing reliance on manual processes
Hi Bob
HiBob (Bob) is a modern HRMS platform designed for fast-growing businesses, especially tech companies and international organizations. Bob focuses on personnel management, performance, and employee experience, helping HR not only manage data but also drive engagement and company culture.
Key features:
- Core HR Management: Employee profile management, onboarding/offboarding, leave, basic attendance.
- Performance and Engagement: Performance evaluations, engagement surveys, continuous feedback.
- People Analytics and Reports: Intuitive dashboard on headcount, turnover, DEI, team performance.
- Workflows and Automation: Automate repetitive HR processes.
- Global HR Support: Multi-country personnel management, multiple time zones, varied policies.
- Integrations: Connects with payroll tools, ATS, LMS, Slack, Teams, Google Workspace…
Pros:
- Modern interface, excellent user experience
- Strong on employee engagement and culture
- Intuitive people analytics
- Good scalability for scaling businesses
Cons:
- Not a “native” payroll solution – requires third-party integration
- Relatively high cost compared to basic HR software
- Less suitable for very small businesses or simple HR needs
Best for:
- Medium and large businesses, especially tech companies
- International organizations with hybrid or remote models
- HR teams focusing on employee experience and company culture
- Fast-growing companies needing a flexible, modern HR system
Pigment
Pigment is a modern Business Planning and Performance Management (EPM) platform that helps businesses plan finances, forecast personnel, track performance, and make data-driven decisions in real-time. Pigment is designed to replace complex spreadsheets with a centralized, intuitive, and collaborative system.
Key features:
- Workforce Planning: Personnel planning, headcount, salary costs, and growth scenarios.
- Financial Planning and Forecasting: Budgets, revenue/expense/cash flow forecasts across multiple scenarios.
- Real-time Collaboration: Multiple users working on one data model with instant updates.
- Scenario Modeling: Compare “what-if” scenarios to support strategic decisions.
- Dashboard and Visualization: Charts, intuitive reports, easy to share with leadership.
- Data Integrations: Connects with HR, ERP, CRM, accounting systems for automated data sync.
Pros:
- Strong on planning and forecasting
- Effective Excel replacement
- Modern, intuitive interface
- Flexible for various business scenarios
Cons:
- High cost compared to basic planning tools
- Requires time for implementation and familiarization, especially for teams new to EPM
- Not suitable for very small businesses or simple planning needs
Best for:
- Medium and large businesses needing structured financial and personnel planning
- Fast-scaling companies needing forecasting and scenario modeling
- Finance, FP&A, HR Strategy teams working heavily with data
- Businesses wanting to replace Excel with a modern planning platform
Agentnoon
Agentnoon is a sales intelligence and lead generation platform that helps businesses identify and reach potential customers with buying intent based on behavioral data, market signals, and company information. This tool focuses on helping sales teams work smarter rather than manually expanding cold lead lists.
Key features:
- Lead Discovery: Search and identify suitable prospects by industry, size, location, and needs.
- Intent Signals: Detects interest/purchase signals from online behavior and market data.
- Company and Contact Insights: Provides company info, roles, contact data for faster outreach
- Sales Workflow Support: Helps sales teams prioritize leads, shorten sales cycles
- Data-driven Prospecting: Reduces reliance on guesswork, focuses on real data
Pros:
- Focuses on high-quality leads, not just quantity
- Helps sales save time on searching and qualifying prospects
- Suitable for modern outbound strategies based on intent data
- Easy to integrate with existing sales processes
Cons:
- Not a full CRM
- Effectiveness depends on market and regional data
- Requires a data-driven sales mindset to maximize value
Best for:
- Sales and Business Development teams doing B2B outbound
- Startups and SaaS businesses needing to boost pipeline efficiency
- Companies wanting to prioritize leads with clear buying intent
- Sales leaders aiming to improve conversion rates and ROI for prospecting activities
Conclusion
Overall, each platform in the list — Agentnoon, HiBob, Pigment, Rippling, and Keka — offers a different approach to optimizing workforce planning, from data exploitation and strategic forecasting, performance management and employee experience, to HR, payroll automation, and team operations. The choice of the right tool does not lie in which platform is "best," but in how well it fits your business scale, operational model, and growth objectives. When implemented correctly, these solutions not only help businesses manage personnel more effectively but also create a solid foundation for long-term sustainable development.